Pembagian tanggung jawab, Penyusunan jadwal dan Anggaran

Dalam pembuatan program kerja, PR harus menyusun beberapa komponen agar programnya bisa berjalan dengan lancar. Beberapa komponen juga harus disusun secara terperinci seperti susunan panitia ( pembagian tanggung jawab ), penyusunan jadwal, dan rencana anggaran.

-          Pembagian tanggung jawab

Susunan Panitia

Pelindung        :           Drs. H. Iswahyudi, M.Pd

Dwi Cahyosetiono, S.Pd., M.Si.

Penasehat       :           Dra. Rr. Ani Herinia W.

Drs. Yulius Chrisnu Elyawan  

Ketua Panitia               : Muh. Musa Abdilah

Wakil Ketua                 : Shabrun Jamil Fawzi

Sekretaris 1                 : Muh. Luthfi Rahman H.

Sekretaris 2                 : Abdurrahman Wachid

Bendahara 1                : Restu Wahyuning Sari

Bendahara 2                : Shafira Jihan Awalina

Master Of Ceremony

-          Evi Roudhotul Jannah                                -  Nikmatul Laili

Seksi Perlengkapan

-          M. Zakariah Effendi                                   - Mirza Hijriatul A.

-          M. Alim Firmansyah

Seksi Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi

-          Agung Putra R.                                          - Ainiyatul Badi’ah

-          Vira Triyanisha                                          - Zen Iqbal D.

Seksi Acara

-          Yurike Apranita Sari                                  - Rike Antonia P.

-          M. Mahdy Heaveny                                   - Firdausi Nuzula

Seksi Konsumsi

-          Dwi Indah R.                                              - Lina Siti A.

Seksi Keamanan

-          Fransiscus Chrisanto P. P.                          - Sofyan As Tsauri

-          Luwihan Bintang S.                                    - M. Thoriq R.

Pembagian tanggun jawab sangat penting untuk kelancaran program. Karena dengan pembagian pekerjaan kepada masing – masing anggota akan mempermudah dalam tahap eksekusi (pelaksanaan). Pembagian tanggung jawab dalam program kegiatan tertuang di struktur kepanitian/organisasi. Berikut adalah contoh susunan panitia :

Hal selanjutnya adalah penyusunan jadwal. Penyusunan jadwal kegiatan bertujuan agar kegiatan belajar dengan tertib. Penyusunan jadwal akan mempermudah tim dalam menyelesaikan tugasnya. Di hari pelaksanaan pun penyusunan jadwal akan mempermudah proses kerja dari tiap divisi. Contoh dari penyusunan jadwal  :

No	Kegiatan	Waktu
1	Pembukaan ( Tari tradisional )	08.30 – 08.40
2	Sambutan kepala perusahaan	08.40 – 09.00
3	Sambutan ketua panitia	09.00 – 09.10
4	Presentasi produk	09.10 – 09.45
5	Demo penggunaan produk	09.45 – 10.00
6	Tanya jawab	10.00 – 10.30
7	Penutupan ( Penampilan Musik )	10.30 – Selesai

Untuk kelancaran kegiatan, dukungan finansial sangat diperlukan. Rencana anggaran digunakan untuk melihat perkiraan biaya yang diperlukan, juga untuk menghindari adanya penyalahgunaan anggaran. Contoh rencana anggaran :

No	Keterangan	Jumlah
1	Pemasukan
	-          Kas perusahaan	Rp. 20.000.000,-
	-          Sponsorship	Rp. 15.000.000,-
	Total	Rp. 35.000.000,-
2	Pengeluaran
	-          Sewa venue	Rp. 5.000.000,-
	-          Sewa alat ( Sound, peralatan musik)	Rp. 7.000.000,-
	-          Penari	Rp. 500.000,-
	-          Pemusik	Rp. 1.500.000,-
	-          Make Up	Rp. 2.000.000,-
	-          Dekorasi	Rp. 5.000.000,-
	-          Konsumsi	Rp. 6.000.000,-
	-          Petugas kebersihan	Rp. 500.000,-
	-          Transportasi	Rp. 400.000,-
	-          Publikasi dan dokumentasi	Rp. 1.500.000,-
	-          Biaya lain – lain	Rp. 600.000,-
	Total	Rp. 30.000.000,-
	Total	Rp. 5.000.000,-

Perencanaan program PR berdasarkan Analisis Lingkungan, Situasi dan Kondisi

          

1. a searching look backwards. 
Penelusuran tentang sejarah organisasi untuk menetapkan faktor - faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. a deep look inside
Penelaahan terhadap fakta - fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan dan kemampuan organisasi.
3. a wide look around
Melihat situasi dan kondisi pada berbagai aspek (politik, sosial, dan ekonomi) sekitar untuk rencana mendatang.
4. a long, long looks ahead
memandang jauh kedepan. tujuan organisasi dan pelaksanaan program berdasarkan misi organisasi yang realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

          2 Pokok perencanaan PR :

   - Rencana Strategis
memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimpelentasikannya. memprediksi masa depan.
   - Rencana Taktis
mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada setiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

           3 Dasar Hakiki agar Rencana Program PR dapat berjalan dengan baik

-  Rencana program dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.
-  Rencana program harus mempunyai tujuan
-  Dilakukan pengarahan mengenai program tersebut

           Faktor - Faktor Utama Rencana Program PR

- Kegiatan yang akan dilakukan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR
- Perencanaan Anggaran
- Perizinan dari pihak berwenang
- Strategi pelaksanaan suatu kegiatan
- Rapat / pertemuan periodik
- Perekrutan karyawan beserta job descritionnya
- Penyedia sarana untuk hal - hal yang tak terduga

Manajemen Humas Secara Operasional

Manajemen Humas

Proses penelitian untuk mengumpulkan data yang digunakan untuk membuat perancanaan serta melaksanakan program yang bertujuan untuk mencapai pengertian bersama.

proses ini melewati 4 tahap untuk membuat suatu program public relation yang baik.


4 tahap Manajemen Publik Relation

1. Menentukan Masalah

            Pada tahap ini, seorang PR bertugas mencari informasi atau melakukan riset untuk mengetahui tentang masalah yang sedang terjadi. data informasi tersebut diperlukan untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya.

      2. Merencanakan dan Menyusun Program

             

             di tahap ini, perencanaan dan tujuan program dapat dirumuskan / diketahui. tahap ini menjawab tentang "apa yang harus dilakukan?" sehingga cara menyelesaikan masalah yang terjadi di lingkungan publik dapat diketahui.

      3. Aksi dan Komunikasi

             

            Tahap ini adalah tahap dimana pelaksanaan perencanaan program dijalankan. Segala yang dilakukan harus sesuai dengan perencanaan. tahap ini menjawab "bagaimana cara untuk melaksanakan program"

      4. Evaluasi

             Tahap terakhir adalah evaluasi yaitu tahap menilai dan mengetahui tentang kegiatan yang suadah dilakukan. kekurangan dan kesalahan atau ketidaksesuaian dengan perencanaan dapat diketahui pada tahap ini, sehingga perbaikan dapat dilakukaan. tahap ini menjawab tentang "apa yang sudah dilakukan?"

Pengertian Public Relation dan 4 Model Public Relation menurut Grunig & Hunt

Public Relation

Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan, membangun, dan menjaga kepercayaan serta nama baik sebuah perusahaan maupun organisasi 




4 Model Public Relation Menurut James E. Grunig dan Todd Hunt (1984) :

1. Model Agen Pemberitaan : Model komunikasi ini merupakan model komunikasi satu arah. dalam model ini Komunikator hanya memberikan informasi dan tidak terlalu mengkhawatirkan feedback yang datang dari publik. Model ini memiliki ciri khas yaitu bersifat persuasif untuk mempengaruhi publik seperti yang direncanakan komunikator sehingga publik merasa tertarik dengan informasi yang diberikan
2. Informasi Publik : Model ini masih merupakan model komunikasi satu arah, namun model ini tidak menggunakan sifat persuasif atau promosi melainkan hanya memberikan informasi. model ini mewakili praktik public relation di pemerintahan, organisasi nirlaba, lembaga pendidikan dan beberapa korporasi. ciri khas model ini adalah penggunaan media (koran,brosur,majalah) yang memberikan informasi mengenai perusahaan dan berisi lebih banyak kebenaran. model ini tidak menggunakan riset terlebih dahulu.
3. Model Asimetris Dua Arah : Model ini menggunakan komunikasi dua arah namun masih tidak seimbang. Model ini melakukan riset ilmu sosial terlebih dahulu untuk mengetahui efektivitas pesan yang akan disampaikan serta melakukan perencanaan sehingga mendapat dukungan dari publik. pihak komunikator tidak menggunakan banyak sumber daya untuk mengetahui reaksi publik.
4. Model Simetris Dua Arah : Model ini menggunakan komunikasi dua arah dan lebih seimbang. model ini menggunakan penyesuaian dan penyelesaian masalah yang terjadi sehingga organisasi maupun publik mendapatkan pengertian dan pemahaman yang sama. model ini lebih baik karena saling menguntungkan antara kedua belah pihak.

Management Public Relation

Management berasal dari kata Manage yang berarti mengatur, menangani, memimpin atau membimbing. 

George R. Terry :

Manajemen merupakan suatu proses yang khas, tindakan - tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan dan pengawasan dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran - sasaran yang sudah ditetapkan melalui pemanfaaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Public Relations

Scott M. Cutlips & Allen H. Center :

perencanaan untuk mempengaruhi pendapat menjadi karakter yang baik dan tanggung jawab pelaksanaan berdasarkan kepuasan komunikasi dua arah antar sesama.

Diane Ackerman : 

Usaha yang berkelanjutan dan tetap mendirikan dan mempertahankan kemauan yang baik dan pengertian satu sama lain diantara organisasi dan publiknya

Manajemen Public Relation menurut Mc Elreath 1993 :

Penelitian, perencanaan dan pengevaluasian suatu kegiatan komunikasi yang disponsori organisasi, mulai dari pertemuan kelompok kecil hingga berkaitan dengan konferensi pers internasional via satelit, dari pembuatan brosur hingga kampanye nasional melalui multi media, dari menyelenggarakan acara open house hingga kampanye politik dari pengumuman pelayanan publik hingga menangani kasus manajemen krisis.

Kegiatan & Sasaran PR menurut H. Fayol :

• Membangun Identitas / Citra Perusahaan
• Menghadapi Krisis
• Mempromosikan Aspek Kemasyarakatan
• Mendukung kegiatan kampanye sosial anti merokok, obat - obatan terlarang
• Mempromosikan yang menyangkut kepentingan publik

Kemampuan Manager Public Relations :

• harus memiliki karakter yang merupakan perpaudan seni dengan profesional yang baik dalam kemampuan teknis, komunikator, motivator, pelaksanaan, perencanaan, manajerial hingga mengevaluasi program kerja.
• Problem Solver
• Conseptor
• Mediator
• Creator