Pembagian tanggung jawab, Penyusunan jadwal dan Anggaran

Dalam pembuatan program kerja, PR harus menyusun beberapa komponen agar programnya bisa berjalan dengan lancar. Beberapa komponen juga harus disusun secara terperinci seperti susunan panitia ( pembagian tanggung jawab ), penyusunan jadwal, dan rencana anggaran.

-          Pembagian tanggung jawab

Susunan Panitia

Pelindung        :           Drs. H. Iswahyudi, M.Pd

Dwi Cahyosetiono, S.Pd., M.Si.

Penasehat       :           Dra. Rr. Ani Herinia W.

Drs. Yulius Chrisnu Elyawan  

Ketua Panitia               : Muh. Musa Abdilah

Wakil Ketua                 : Shabrun Jamil Fawzi

Sekretaris 1                 : Muh. Luthfi Rahman H.

Sekretaris 2                 : Abdurrahman Wachid

Bendahara 1                : Restu Wahyuning Sari

Bendahara 2                : Shafira Jihan Awalina

Master Of Ceremony

-          Evi Roudhotul Jannah                                -  Nikmatul Laili

Seksi Perlengkapan

-          M. Zakariah Effendi                                   - Mirza Hijriatul A.

-          M. Alim Firmansyah

Seksi Publikasi, Dekorasi dan Dokumentasi

-          Agung Putra R.                                          - Ainiyatul Badi’ah

-          Vira Triyanisha                                          - Zen Iqbal D.

Seksi Acara

-          Yurike Apranita Sari                                  - Rike Antonia P.

-          M. Mahdy Heaveny                                   - Firdausi Nuzula

Seksi Konsumsi

-          Dwi Indah R.                                              - Lina Siti A.

Seksi Keamanan

-          Fransiscus Chrisanto P. P.                          - Sofyan As Tsauri

-          Luwihan Bintang S.                                    - M. Thoriq R.

Pembagian tanggun jawab sangat penting untuk kelancaran program. Karena dengan pembagian pekerjaan kepada masing – masing anggota akan mempermudah dalam tahap eksekusi (pelaksanaan). Pembagian tanggung jawab dalam program kegiatan tertuang di struktur kepanitian/organisasi. Berikut adalah contoh susunan panitia :

Hal selanjutnya adalah penyusunan jadwal. Penyusunan jadwal kegiatan bertujuan agar kegiatan belajar dengan tertib. Penyusunan jadwal akan mempermudah tim dalam menyelesaikan tugasnya. Di hari pelaksanaan pun penyusunan jadwal akan mempermudah proses kerja dari tiap divisi. Contoh dari penyusunan jadwal  :

No	Kegiatan	Waktu
1	Pembukaan ( Tari tradisional )	08.30 – 08.40
2	Sambutan kepala perusahaan	08.40 – 09.00
3	Sambutan ketua panitia	09.00 – 09.10
4	Presentasi produk	09.10 – 09.45
5	Demo penggunaan produk	09.45 – 10.00
6	Tanya jawab	10.00 – 10.30
7	Penutupan ( Penampilan Musik )	10.30 – Selesai

Untuk kelancaran kegiatan, dukungan finansial sangat diperlukan. Rencana anggaran digunakan untuk melihat perkiraan biaya yang diperlukan, juga untuk menghindari adanya penyalahgunaan anggaran. Contoh rencana anggaran :

No	Keterangan	Jumlah
1	Pemasukan
	-          Kas perusahaan	Rp. 20.000.000,-
	-          Sponsorship	Rp. 15.000.000,-
	Total	Rp. 35.000.000,-
2	Pengeluaran
	-          Sewa venue	Rp. 5.000.000,-
	-          Sewa alat ( Sound, peralatan musik)	Rp. 7.000.000,-
	-          Penari	Rp. 500.000,-
	-          Pemusik	Rp. 1.500.000,-
	-          Make Up	Rp. 2.000.000,-
	-          Dekorasi	Rp. 5.000.000,-
	-          Konsumsi	Rp. 6.000.000,-
	-          Petugas kebersihan	Rp. 500.000,-
	-          Transportasi	Rp. 400.000,-
	-          Publikasi dan dokumentasi	Rp. 1.500.000,-
	-          Biaya lain – lain	Rp. 600.000,-
	Total	Rp. 30.000.000,-
	Total	Rp. 5.000.000,-

Perencanaan program PR berdasarkan Analisis Lingkungan, Situasi dan Kondisi

          

1. a searching look backwards. 
Penelusuran tentang sejarah organisasi untuk menetapkan faktor - faktor yang memegang peranan penting dalam situasi yang terjadi.
2. a deep look inside
Penelaahan terhadap fakta - fakta dan pendapat yang dipertimbangkan dipandang dari sudut tujuan dan kemampuan organisasi.
3. a wide look around
Melihat situasi dan kondisi pada berbagai aspek (politik, sosial, dan ekonomi) sekitar untuk rencana mendatang.
4. a long, long looks ahead
memandang jauh kedepan. tujuan organisasi dan pelaksanaan program berdasarkan misi organisasi yang realistik dan kemudahan dalam mencapai tujuan.

          2 Pokok perencanaan PR :

   - Rencana Strategis
memuat keputusan terkait dengan tujuan utama organisasi dan kebijakan dalam mengimpelentasikannya. memprediksi masa depan.
   - Rencana Taktis
mengembangkan keputusan spesifik tentang apa yang akan dilakukan pada setiap level organisasi dalam rangka melaksanakan rencana strategis. Fokus perhatian dengan kejadian pada operasi harian suatu organisasi.

           3 Dasar Hakiki agar Rencana Program PR dapat berjalan dengan baik

-  Rencana program dibuat dengan teliti dan harus didukung oleh pihak manajemen.
-  Rencana program harus mempunyai tujuan
-  Dilakukan pengarahan mengenai program tersebut

           Faktor - Faktor Utama Rencana Program PR

- Kegiatan yang akan dilakukan dituangkan dalam bentuk proposal perencanaan kerja PR
- Perencanaan Anggaran
- Perizinan dari pihak berwenang
- Strategi pelaksanaan suatu kegiatan
- Rapat / pertemuan periodik
- Perekrutan karyawan beserta job descritionnya
- Penyedia sarana untuk hal - hal yang tak terduga